Офіс на дивані. Як налагодити роботу з дому і не розгубити команду
Варто прокотитися по планеті пандемії коронавіруса, і тема віддаленої роботи, навколо якої ламалося безліч копій ще років 5-10 тому, знову стала надзвичайно актуальною. Багато офісні в'язні сприйняли відправку додому на карантин практично як позапланову відпустку, однак для їх начальства все це обернулося головним болем. Налагодити ефективну роботу в ситуації, коли до потрібного співробітника не можна просто підійти і обговорити якесь питання, виявилося дуже непросто.
"У нас зараз вся компанія перейшла на віддалену роботу, наради проводимо онлайн Google Hangouts. Але багатьом людям потрібен час, щоб перебудуватися на інший темп роботи, - сказав "ДС" директор по дизайну міжнародного технологічного холдингу TECHIIA Іван Роговченко. - Не у всіх виходило в перші дні видавати той же результат, який вони видавали в офісі. Хтось пізно прокидається, у кого-то діти, хтось захотів подивитися серіал... Здавалося б, часу без урахування дороги на роботу буде більше, - а його виявляється навіть менше. Але поступово вся команда дизайнерів і розробників - це людина 150 - почала працювати злагоджено".
Як виявилося, самий серйозний обмежувальний фактор при переході на роботу з дому - це самодисципліна. У дуже багатьох працівників настільки погано в цьому плані, що працювати не в офісі у них просто не виходить. Додамо сюди "фактор дітей" (мало який батько не зможе відволікатися на свою дитину, тим більше що школи і дитсадки на карантині), а також "фактор батьків": люди старшого віку зазвичай сприймають саме перебування людини вдома як те, що він в даний момент не працює. Звідси це нескінченне: "Піди в магазин, все одно вдома сидиш, втупився в цей свій комп'ютер!".
"Ми вже мали досвід організації віддаленої роботи, тому коли стало ясно, що Україні доведеться працювати в умовах карантину, ми склали для працівників спеціальну інструкцію або, швидше, набір порад, які допомагають вибудувати робочий день, не відволікатися на сім'ю і котиків, не прокрастинировать і при цьому вчасно вимкнути комп'ютер і "піти з роботи додому", - сказала "ДС" HR-менеджер українського представництва міжнародної аудиторської компанії Kallen Audit Дар'я Величко. - Головне, потрібно організувати комфортне робоче місце: в ідеалі, ізольоване приміщення, де є стіл, стілець, комп'ютер і мінімум шуму. Також рекомендується уникати кухні, щоб не відволікатися на постійні прийоми їжі. Краще заздалегідь, перед початком робочого дня, забезпечити робоче місце необхідної рідиною - чай, каву, щоб не відволікатися від роботи. Також ми рекомендували спочатку домовитися з домашніми про те, що, скажімо, з 9:00 до 18:00 ви працюєте. Продумати групові правила: жартома і серйозно, з листочками на дверях: "Мама/тато на роботі". Якщо на карантині виявилися відразу двоє-троє дорослих, яким доводиться працювати з дому, а робочий кут, всього один комп'ютер, не потрібно соромитися сказати про це роботодавцю".
Інші менеджери, з якими спілкувався оглядач "ДС", говорили про те, як важливо налагодити взаємодію з колегами, завести нові робочі звички. Наприклад, щоранку телефонувати і обговорювати плани на день, або влаштовувати наради по відеозв'язку. Але головне - зрозуміти, що удаленка зовсім не схожа на роботу в офісі. Це принципово інше, і мало хто знає, як діяти правильно. Тому багато радять обговорити з колегами та запропонувати свої правила гри, які влаштують усіх.
"І, звичайно, ніякої роботи з ліжка. Справа навіть не в продуктивності. Всі місця, куди ви притягнете роботу, будуть асоціюватися з роботою, тому вкрай важливо розмежувати простір", - зауважив один з HR-менеджерів.
Втім, далеко не завжди все зводиться до вирішення якихось питань сфери IT або побутових проблем віддаленого працівника.
"Ми вирішували передусім правові аспекти. У технічному плані як раз все виявилося досить просто: через сайт компанії з входом по паролю для віддалених працівників. Ми подібне практикували й раніше, так що тут труднощів не виникло. Але вони виникли з низкою юридичних питань, - розповіла "ДС" офіс-менеджер однієї з українських страхових компаній Наталія Іноземцева. - Виявилося, наймач не вправі своїм рішенням ввести карантин в компанії. Оголошення карантинних заходів того чи іншого масштабу - прерогатива виключно держави. Наймач не вправі своїм одноосібним рішенням відправити співробітників працювати віддалено (наприклад, з дому), потрібно формальну згоду працівників. Якщо працівник не проти роботи в такому режимі, від нього буде потрібно заява і підписання додаткової угоди до трудового контракту. Наймачеві потрібно буде видати наказ про встановлення дистанційної роботи".
Звичайно, далеко не всі працівники можуть працює дистанційно (робочі виробництв, роздрібної торгівлі тощо). Їм можна запропонувати варіанти відходу у соціальну відпустку без збереження заробітної плати (за заявою працівника), або з частковим збереженням зарплати (з ініціативи наймача з письмової згоди працівника з урахуванням необхідності тимчасового призупинення робіт). Можливий також варіант надання трудового відпустки, але якщо він не співпадає з графіком відпусток, то знову ж таки потрібна згода працівника. Наймач може оголосити простій, але тут потрібно зберегти за працівниками не менше 2/3 заробітної плати та обґрунтувати причини виробничого або економічного характеру.
Є й проміжні варіанти, коли виробничий процес можна розподілити по домівках.
"Ми виготовляємо біжутерію та прикраси (браслети) в стилі hand-made, і у нас на виробництві дуже багато дрібної ручної роботи. При цьому ми і раніше активно залучали до роботи інвалідів, що сидять по домівках, так що у нас був досвід: привезти матеріали, перекинути заготовки, забрати готове, скоординуватися. Тепер же довелося всіх майстрів відправити працювати по домівках, - розповіла "ДС" старший менеджер дизайнерської фірми Art Outdoor Оксана Запольська. - Тут ми зіткнулися з необхідністю організувати доставку всього необхідного, забезпечити робочий процес. Довелося скористатися спеціальними онлайн-сервісами по маршрутизації. Вони дозволяють автоматично вибудовувати оптимальні маршрути завдяки спеціальним алгоритмом. В результаті ми змогли розподілити доставки так, щоб не довелося збільшувати кількість кур'єрів або машин".
Серед інших рекомендацій, якими поділилися співрозмовники "ДС": заглянути в розділ договорів "форс-мажор" або "інші умови", які часто просто ігноруються і підписуються не дивлячись. Основне питання: чи можна Covid-19 вважати форс-мажором, а значить - достатньою підставою для невиконання своїх зобов'язань перед діловими партнерами, банками, працівниками, державою без штрафних санкцій і негативних наслідків.
Також - спробувати домовитися з орендодавцем на зниження орендної плати на період карантину. Адже будівля експлуатується значно менше, якщо співробітники сидять по домівках.
Перевірити весь комплект робочих ресурсів, які використовують співробітники. Будуть працювати у віддаленому режимі комп'ютери, доступи до даних, засоби комунікації? Спробувати зібрати в голові весь контур робочого процесу і зрозуміти, на яких етапах можуть виникнути складності.
Приготуватися до того, що деяким співробітникам сподобається працювати на удаленке, і навіть після стабілізації ситуації вони або попросять змінити графік роботи (наприклад, три дні в офісі, а два - вдома), або взагалі будуть шукати нову роботу, щоб працювати з дому. Менеджер повинен враховувати ймовірність того, що частина колективу доведеться оперативно замінити.
Дуже важливо потурбуватися інформаційною безпекою - ризики для неї неминуче виникають, коли співробітник працює зі свого комп'ютера і за межами корпоративної локальної мережі. Саме тому, до речі, так важко перевести на удаленку банківських працівників.
Такої ситуації ще не було в досвіді українського бізнесу. Це нова реальність. Готових рецептів немає, компетенцій теж. За великим рахунком, все це доведеться напрацьовувати тут і зараз.
Читайте також у проекті "Вижити в кризу. Путівник для бізнесу":
