ТОП-5 лучших электронных ящиков для бизнеса
На днях Google разработала новое почтовое приложение для мобильных устройств - Inbox, которое по функциональности существенно отличается от традиционной Gmail. Inbox не только будет сортировать письма, как это делает Gmail, но и напоминать о важных сообщениях, автоматически выдавать полезную информацию по теме письма и пр.
Ежедневно люди получают все больше писем, зачастую важная информация находится глубоко в тексте сообщения, и во многих случаях она остается незамеченной - особенно, когда почта просматривается с мобильного телефона. Решить эту проблему и призвано приложение Inbox. Несмотря на то что электронная почта от Google в последнее время пользуется плохой репутацией - как по причинам кибербезопасности, так и просто из-за огромного количества ненужных писем и уведомлений, захламляющих почтовые ящики, она остается одним из самых широко используемых почтовых ресурсов, так что Inbox наверняка заинтересует многих.
Среди функций нового сервиса, отличающих его от Gmail - продвинутая автоматическая сортировка писем по категориям. Один из таких способов называется Bundles ("Связки"). Автосортировка в Gmail действует еще с прошлого года, однако в Inbox появится больше категорий. К примеру, приложение собирает все чеки от покупок или все банковские выписки в одну группу. После быстрого просмотра их можно убрать из основного списка сообщений, требующих просмотра. Пользователь сам определяет, какие письма нужно для него группировать.
Еще одной новинкой стали так называемые "хайлайты" - наиболее важные фрагменты, выделенные из содержимого письма. Они отображаются сразу под темой и автором письма, обеспечивают предпросмотр и гарантируют, что важные данные не будут пропущены. Такими фрагментами могут быть фотографии или документы, приложенные к письму, информация о предстоящем мероприятии или данные электронного билета. Причем Inbox продемонстрирует даже ту информацию, которая изначально не была в электронном письме: например, информацию об авиарейсе в реальном времени или статус доставки посылки. Пользователи также могут устанавливать в сервисе памятки и просить напомнить о получении некоторых писем еще раз.
Важная функция - возможность настройки напоминаний - Assists. При этом сервис подскажет контакты людей, с которыми нужно связаться или встретиться, телефон и время работы ресторана, в который планируется пойти. Если же пользователь занят или не хочет, чтобы его беспокоили, он может включить режим Snooze, откладывающий просмотр электронных писем и напоминаний. Он может настроить Snooze таким образом, чтобы тот включался и отключался в определенное время или после прихода в определенное место.
Google запустил как веб-версию Inbox, так и мобильные приложения для iOS и Android, однако пока сервис доступен только по приглашениям, которые можно получить, отправив запрос на специальный почтовый ящик inbox@google.com. Также компания рассылает приглашения пользователям Gmail. В Google не уточняют, когда сервис станет доступен для всех пользователей. В Google подчеркивают, что Inbox - не заменитель Gmail, а новый сервис для занятых людей, которые ведут активную переписку в режиме плотного рабочего графика.
Кстати, есть у Google не только сервис для деловых людей, но и целых корпораций. В случае, когда размер и статус бизнеса уже не позволяют сотрудникам пользоваться при работе личными ящиками электронной почты, а доверять организацию корпоративной переписки компаниям на стороне дорого и небезопасно, можно для всех сотрудников завести почту на домене фирмы, а не на безликих почтовых ящиках.
Google Apps
($5 за пользователя в месяц), предлагает удобную работу с документами через браузер, онлайн-хранилище всех файлов объемом до 10 Гб. У Google Apps прекрасный спам-фильтр и встроенная поисковая система, которая позволяет найти в архиве сообщения пятилетней давности и хорошая система фильтрации писем. Теперь часть из них попадает в папку "социальные сети", часть - в "промоакции", часть - в "оповещения". Это позволяет сохранять папку "несортированные" в чистоте и не отвлекаться от работы на напоминалки из Facebook или информацию о скидках в любимом магазине.
Ближайшая альтернатива Google Apps - Microsoft Outlook Web App. Это бесплатный сервис, но за полный пакет инструментов для работы с документами Office 365 придется заплатить порядка $230 в год. Самый простой способ использования почтовой службы Microsoft - делать это через браузер. Полтора года назад корпорация запустила портал Outlook.сom. По сути, это ребрендинг двух сервисов: традиционного решения для Windows - Outlook, и одной из старейших среди популярных почтовых систем Hotmail. Сервис теперь включает встроенные бесплатные веб-приложения Word, Excel и PowerPoint, а также облачное хранилище SkyDrive, вмещающее до 7 Гб информации. Регистрация бесплатна, пользование тоже.
Интерфейс сервиса предельно лаконичен, в нем нет ни одного "лишнего" элемента, что удобно для офисной работы. Безусловный плюс - Outlook.com функционирует быстро и без запинки. В сервис как будто встроена частичка Word: возможности по настройкам шрифтов и форматированию текста почти безграничны. Можно настроить сервис, чтобы каждое сообщение всех сотрудников было выполнено в едином корпоративном стиле. Немаловажным преимуществом также является возможность простой настройки сервиса для работы с любым универсальным почтовым клиентом.
Есть у Google и Microsoft также ряд популярных на русскоязычном интернет-просторе конкурентов. Так, бесплатный сервис "Почта для домена" от Яндекса позволяет на одном подключенном к Яндекс.Почте домене зарегистрировать до 1000 ящиков и использовать их либо в личных целях, либо раздать другим пользователям, например, сотрудникам одной компании. Почта доступна через веб-интерфейс, почтовые клиенты, а также с мобильных устройств на Android, iOS, Bada, Symbian, Windows Mobile, Java.
Одно из преимуществ "Почты для домена" - удобный интерфейс для управления аккаунтами: здесь легко завести почтовый ящик новому сотруднику, сменить пароли или заблокировать ящик уволенного работника. В качестве бонуса - установка логотипа компании в веб-интерфейсе корпоративной почты.
Помимо удобных инструментов для работы с письмами (фильтры и метки для сортировки корреспонденции, скачивание все файлов одним архивом, просмотр "офисных" документов) корпоративным пользователям доступен календарь для организации рабочего дня и ведения списков дел. Чат в "Почте для домена" позволяет пользователям обмениваться мгновенными сообщениями посредством любой программы, поддерживающей протокол Jabber.
Еще одна полезная опция - возможность создания неограниченного количества рассылок на любое количество почтовых ящиков, созданных в домене. Можно также делегировать свой домен на Яндекс: все письма автоматически получают цифровую подпись. Это подтверждает, что письмо действительно было отправлено с указанного адреса, и служит для борьбы со спамом и фишингом.
"Mail.ru для бизнеса" позволяет бесплатно завести до 5000 адресов, что покроет потребности даже довольно крупных компаний. При необходимости количество ящиков можно увеличить, причем каждый из них не ограничен по объему хранящейся информации.
Бизнес-пользователям доступны все функции Mail.ru, включая просмотр документов MS Word, Excel и PowerPoint прямо в почте, систему фильтров и SMS-уведомления о новых письмах, а также надежную защиту от спама и вирусов. Среди полезных функций - мультиавторизация: можно работать одновременно с несколькими ящиками на Mail.ru.
Мобильные приложения разработаны для всех популярных платформ (iOS, Android, Windows Phone, bada и другие). Для оперативности в них можно настроить пуш-уведомления о новых письмах. Для удобства корпоративных пользователей реализована функция автоматического добавления аккаунтов всех коллег в адресную книгу сразу же при заведении нового ящика. Кроме того, предоставляется автоматический доступ к другим удобным сервисам Mail.Ru - календарю и мессенджеру Агент Mail.Ru. Еще один полезный инструмент для удобства внутренней коммуникации - возможность формирования отдельных списков рассылки для определенных групп сотрудников.