Тренд цифровізації. Чому український бізнес масово відмовляється від паперових документів?

Чому багато компаній впроваджують і активно використовують електронний документообіг (ЕДО)? Які саме переваги це дає? І наскільки складно компанії прийняти вольове рішення: відмовитися від паперу в бізнес-процесах? Про це "Ділова столиця" вирішила запитати у топових компаній на ринку України, які вже запровадили і використовують ЕДО, а значить, можуть поділитися власним досвідом і враженнями.

Чому все переводять паперовий документообіг на цифрові рейки - ЕДО? Запитаємо у експертів - галузевих лідерів.

● Е-документообіг економічно вигідний, оскільки дозволяє істотно заощадити бюджет компанії. Не потрібно витрачатися щомісяця на: папір, обслуговування принтерів, кур'єрські послуги, приміщення та шафи, використовувані під архіви документів.

"Київстар"
За даними національної телекомунікаційної компанії "Київстар", раніше на одні тільки друковані рахунки-фактури для обслуговування абонентів йшло більше 72 т паперу, заради яких знищувалися приблизно 3,5 тис. дерев. З 2009 р. "Київстар" повністю перейшов на електронні бухгалтерію і документообіг від M.E.Doc.

Взявши середнє кількість актів і рахунків, які розсилає "Київстар" щомісяця своїм клієнтам (400 тис.), та вартість відправки одного паперового документа (від 8 грн), отримаємо понад 3 млн грн економії щомісяця!

● Самописні програми - не перешкода. Відмовитися від обміну документами на папері і впровадити швидко, легко і якісно рішення ЕДО можуть навіть ті компанії, у яких в бізнес-процесах задіяна велика кількість власних програмних розробок.

"Епіцентр"
"У нас розгалужена мережа власних гіпермаркетів і свій онлайн-магазин. Відповідно, на обмін первинними документами йшло дуже багато часу, не кажучи вже про незручність і величезних фінансових затрат. Виникла необхідність максимально оптимізувати ці процеси. Але, оскільки ми маємо багато власних програмних розробок, нам важливо було знайти рішення, яке б безшовно інтегрувалося з нашими системами. Таким оптимальним варіантом для наших самописних програм став АРІ.ПТАХ від Linkos Group, призначений для комплексних проектів, що потребують індивідуальних доробок. Іншим вибраним нами рішенням стала програма M.E.Doc, яку використовують більшість компаній на ринку", - розповіла Зоя Губенко, ІТ-директор національної мережі торгових центрів "Епіцентр".

● Нововведення пройдуть абсолютно безболісно для співробітників, їх не доведеться навчати працювати по-новому - є рішення е-докуметооборота, що дозволяють працювати в звичному інтерфейсі 1С.

Socar
"У наш ІТ-відділ надійшов запит від бухгалтерії, розглянути можливість впровадження цифрового підпису та обміну документами в електронному вигляді. Це було досить несподівано, адже зазвичай бухгалтери у нас консервативні і чинять опір інноваціям. А тут проявили ініціативу. Ми шукали продукт, який дозволяв би підписувати, погоджувати, відхиляти первинні документи і відправляти їх прямо з програми 1С у звичному для бухгалтерів інтерфейсі, щоб не потрібно було переучуватися працівникам і проходити довгий період адаптації. Всі наші потреби задовольнило рішення - FlyDoc", - поділився Андрій Бузов, начальник відділу автоматизації та обліку компанії Socar.

● ЕДО враховує потреби всіх, незалежно від галузі та масштабу бізнесу, можна підібрати індивідуально найоптимальніше рішення. А вивільнений час співробітників використовувати для більш пріоритетних і важливих завдань.

БаДМ
"Оскільки наша компанія працює в секторі B2B, ми постійно обмінюємося великою кількістю документів з партнерами, що забирає багато часу і фінансів. Крім того, для перевірки достовірності підписів у нас працював цілий відділ понад 30 осіб, збирали документацію по всім філіям та займалися її верифікацією. Ми почали пошук інструментів, які б автоматизували і прискорили ці процеси, але при цьому гарантували високий рівень надійності. І тільки в Linkos Group змогли знайти такий продукт.

Сьогодні ми використовуємо: M.E.Doc веб-сервіс СОТА, кваліфікований електронний підпис від АЦСК "Україна" і, відповідно, платформу для документообігу ПТАХ, завдяки яким можемо підлаштуватися під партнерів з різними потребами. До речі, хотілося б розвіяти міф, що ЕДО забирає робочі місця у людей. Весь наш відділ у повному складі залишився в компанії, просто він тепер займається більш цікавими завданнями", - Роман Лучко, директор ІТ-департаменту компанії БаДМ.

Ці та інші відомі компанії, такі як: "Нова Пошта", ДТЕК, Zeppelin, Amway, L'oreal, Nissan, Vodafone, DHL, lifecell - оцифрували процес обміну документами завдяки програмним рішенням від Linkos Group.

Що в підсумку отримує компанія від впровадження е-обороту:

● підвищення оперативності роботи з документами;
● економію значних сум, які раніше витрачалися на папір, обслуговування принтерів, послуги кур'єрської доставки, архіви;
● виконання соціальної місії - збереження дерев.

Безумовно, кожен робить свій свідомий вибір сам: додавати нові приміщення під паперові архіви і сподіватися, що кур'єрські послуги з доставки документів будуть швидкими і точними, або ж впровадити ЕДО і назавжди забути про ці проблеми.