Тренд цифровизации. Почему украинский бизнес массово отказывается от бумажных документов?

Почему многие компании внедряют и активно используют электронный документооборот (ЭДО)? Какие именно преимущества это дает? И насколько сложно компании принять волевое решение: отказаться от бумаги в бизнес-процессах? Об этом "Деловая столица" решила спросить у топовых компаний на рынке Украины, которые уже внедрили и используют ЭДО, а значит, могут поделиться собственным опытом и впечатлениями.

Почему все переводят бумажный документооборот на цифровые рейки - ЭДО? Спросим у экспертов - отраслевых лидеров.

● Е-документооборот экономически выгоден, поскольку позволяет существенно сэкономить бюджет компании. Не нужно тратиться ежемесячно на: бумагу, обслуживание принтеров, курьерские услуги, помещения и шкафы, используемые под архивы документов.

"Киевстар"
По данным национальной телекоммуникационной компании "Киевстар", ранее на одни только печатные счета-фактуры для обслуживания абонентов уходило более 72 т бумаги, ради которых уничтожались примерно 3,5 тыс. деревьев. С 2009 г. "Киевстар" полностью перешел на электронные бухгалтерию и документооборот от M.E.Doc.

Взяв среднее количество актов и счетов, которые рассылает "Киевстар" ежемесячно своим клиентам (400 тыс.), и стоимость отправки одного бумажного документа (от 8 грн), получим более 3 млн грн экономии ежемесячно!

● Самописные программы - не препятствие. Отказаться от обмена документами на бумаге и внедрить быстро, легко и качественно решения ЭДО могут даже те компании, у которых в бизнес-процессах задействовано большое количество собственных программных разработок.

"Эпицентр"
"У нас разветвленная сеть собственных гипермаркетов и свой онлайн-магазин. Соответственно, на обмен первичными документами уходило очень много времени, не говоря уже о неудобстве и огромных финансовых затратах. Возникла необходимость максимально оптимизировать эти процессы. Но, поскольку мы имеем много собственных программных разработок, нам важно было найти решение, которое бы бесшовно интегрировалось с нашими системами. Таким оптимальным вариантом для наших самопишущих программ стал АPI.ПТАХ от Linkos Group, предназначенный для комплексных проектов, требующих индивидуальных доработок. Другим выбранным нами решением стала программа M.E.Doc, которую используют большинство компаний на рынке", - рассказала Зоя Губенко, ІТ-директор национальной сети торговых центров "Эпицентр".

● Нововведения пройдут абсолютно безболезненно для сотрудников, их не придется обучать работать по-новому - есть решения е-докуметооборота, позволяющие работать в привычном интерфейсе 1С.

Socar
"В наш ІТ-отдел поступил запрос от бухгалтерии, рассмотреть возможность внедрения цифровой подписи и обмена документами в электронном виде. Это было довольно неожиданно, ведь обычно бухгалтеры у нас консервативны и сопротивляются инновациям. А здесь проявили инициативу. Мы искали продукт, который позволил бы подписывать, согласовывать, отклонять первичные документы и отправлять их прямо из программы 1С в привычном для бухгалтеров интерфейсе, чтобы не нужно было переучиваться работникам и проходить долгий период адаптации. Все наши потребности удовлетворило решение - FlyDoc", - поделился Андрей Бузов, начальник отдела автоматизации и учета компании Socar.

● ЭДО учитывает потребности всех, независимо от отрасли и масштаба бизнеса, можно подобрать индивидуально самое оптимальное решение. А освободившееся время сотрудников использовать для более приоритетных и важных задач.

БаДМ
"Поскольку наша компания работает в секторе B2B, мы постоянно обмениваемся большим количеством документов с партнерами, что отнимает много времени и финансов. Кроме того, для проверки подлинности подписей у нас работал целый отдел - более 30 человек, собирали документацию по всем филиалам и занимались ее верификацией. Мы начали поиск инструментов, которые бы автоматизировали и ускорили эти процессы, но при этом гарантировали высокий уровень надежности. И только в Linkos Group смогли найти такой продукт.

Сегодня мы используем: M.E.Doc, веб-сервис СОТА, квалифицированную электронную подпись от АЦСК "Украина" и, соответственно, платформу для документооборота ПТАХ, благодаря которым можем подстроиться под партнеров с различными потребностями. Кстати, хотелось бы развеять миф, что ЭДО забирает рабочие места у людей. Весь наш отдел в полном составе остался в компании, просто он теперь занимается более интересными задачами", - Роман Лучков, директор ИТ-департамента компании БаДМ.

Эти и другие известные компании, такие как: "Новая Почта", ДТЭК, Zeppelin, Amway, L'Oreal, Nissan, Vodafone, DHL, lifecell - оцифровали процесс обмена документами благодаря программным решениям от Linkos Group.

Что в итоге получает компания от внедрения е-оборота: 

● повышение оперативности работы с документами;
● экономию значительных сумм, которые ранее тратились на бумагу, обслуживание принтеров, услуги курьерской доставки, архивы;
● выполнение социальной миссии - сохранение деревьев.

Безусловно, каждый делает свой осознанный выбор сам: добавлять новые помещения под бумажные архивы и надеяться, что курьерские услуги по доставке документов будут быстрыми и точными, или же внедрить ЭДО и навсегда забыть об этих проблемах.